Деловой ежедневник

Все мы слышали проделовой ежедневник как про неотъемлемый атрибут успешного руководителя. Это как святое писание – все важные встречи, задачи, идеи должны лежать в нем. Но давайте начистоту: как часто вы действительно пользуетесь своим ежедневником? И вообще, так ли он нужен в эпоху цифровых технологий? Я, как человек, работающий в сфере полиграфии и упаковки, и имеющий большой опыт работы с менеджерами разных уровней, часто вижу, что этот инструмент превращается в красивую, но бесполезную вещь. Поэтому хочу поделиться своими наблюдениями, ошибками и, надеюсь, полезными советами. Потому что эффективность планирования – это не просто наличие ежедневника, а умение им правильно пользоваться.

Откуда взялся миф о бумажном ежедневнике?

На мой взгляд, миф оделовом ежедневнике уходит корнями в эпохи, когда информация была менее доступна. В мире, где не было электронных календарей и облачных сервисов, бумажный ежедневник был единственным способом организовать свою жизнь и работу. Он служил не только для записи задач, но и для хранения важных контактов, заметок, идей. Но сейчас, когда у нас есть смартфоны, компьютеры и специализированные приложения, необходимость в бумажном ежедневнике поставлена под вопрос. И все же, я не думаю, что он полностью устарел. Вопрос в том, для кого и в каких ситуациях он может быть полезен.

Во многих компаниях, особенно в сфере B2B, важную роль играет личностный контакт. Переговоры, встречи, посещения клиентов – все это требует наличия под рукой информации о клиенте, о предыдущих встречах, о договоренностях. Бумажный ежедневник, в этом контексте, может быть полезен для быстрого доступа к нужным данным, без необходимости искать их в компьютере или на телефоне. Да и просто физическая запись информации помогает лучше ее запомнить. Особенно это касается важных контактов и договоренностей, которые нужно не забыть. Мы в ООО Кайи (Сямэнь) Упаковка, часто сталкиваемся с ситуациями, когда менеджеру приходится быстро вспомнить детали предыдущей встречи с клиентом, и в таких случаях бумажный блокнот становится незаменимым инструментом.

Однако, даже при наличии бумажного ежедневника, важно понимать, что он должен быть организован и структурирован. Просто записывать задачи и встречи – недостаточно. Нужно уметь расставлять приоритеты, планировать время и контролировать выполнение задач. Это уже требует определенной дисциплины и навыков управления временем. А если ежедневник забит неструктурированными заметками и задачами, то он превращается в бесполезный груз.

Опыт работы с разными типами ежедневников

За годы работы я попробовал множестводеловых ежедневников – от простых блокнотов до сложных многофункциональных систем. И каждый из них имеет свои преимущества и недостатки. Например, я долгое время пользовался ежедневниками с разделителями по месяцам и неделям. Это удобно для планирования долгосрочных задач и отслеживания прогресса. Но это же очень громоздко и неудобно, если нужно быстро найти какую-то конкретную запись. Затем я перешел на ежедневники с ежедневными страницами. Они более компактные, но требуют ежедневного обновления и заполнения. Это может быть утомительно, особенно если день насыщен встречами и задачами. В итоге, я пришел к выводу, что для меня лучше всего подходит комбинация электронного календаря и небольшого бумажного блокнота для быстрых заметок и списков дел. Электронный календарь – для основных встреч и задач, а блокнот – для спонтанных идей и коротких записей.

Что касается конкретных брендов, то я могу порекомендовать несколько проверенных вариантов. Например, ежедневники Moleskine – это классика жанра, с качественной бумагой и прочным переплетом. Они достаточно дорогие, но стоят своих денег. Еще один хороший вариант – ежедневники Rhodia. У них тоже очень качественная бумага, идеально подходит для письма ручкой. И, конечно, можно найти множество более бюджетных вариантов, которые вполне подойдут для повседневного использования. Важно, чтобы ежедневник был удобным в использовании и соответствовал вашим потребностям.

Я однажды попробовал использовать так называемые 'Bullet Journal' – это система планирования, основанная на использовании символов и аббревиатур. Звучит круто, но мне показалось, что это слишком сложно и требует слишком много времени на подготовку. Слишком много деталей, слишком много правил – я просто не смог в это вникнуть. Возможно, это дело вкуса, но я пришел к выводу, что мне больше подходит более простой и понятный подход к планированию. Главное – чтобы ежедневник помогал мне, а не мешал.

Современные альтернативы бумажному ежедневнику

Сегодня существует множество альтернатив традиционномуделовому ежедневнику. Это электронные календари (Google Calendar, Outlook Calendar), приложения для управления задачами (Todoist, Asana, Trello), заметки (Evernote, OneNote) и специальные платформы для управления проектами. Они обладают множеством преимуществ – удобный доступ с любого устройства, возможность синхронизации с другими приложениями, напоминания и уведомления, совместная работа над задачами. Но, как я уже говорил, бумажный ежедневник не полностью устарел. Он может быть полезен в ситуациях, когда нужен быстрый доступ к информации, или когда требуется просто отвлечься от экрана компьютера и телефона.

Я лично пользуюсь Google Calendar для основных встреч и задач. Это удобно, потому что я могу получать уведомления на свой смартфон и компьютер. А для быстрого фиксирования идей и коротких заметок я использую Evernote. Это приложение позволяет мне быстро создавать заметки, добавлять изображения и аудиозаписи, и организовывать их по папкам. Иногда я даже использую бумажный блокнот для мозгового штурма и генерации идей, а потом переношу их в электронный формат.

Не стоит забывать и о специализированных приложениях для бизнеса. Например, CRM-системы (Salesforce, Bitrix24) позволяют не только управлять задачами и встречами, но и вести учет клиентов, автоматизировать процессы продаж и маркетинга. Эти приложения могут быть очень полезны для менеджеров, которые занимаются активными продажами или ведут сложный бизнес.

Практические советы по эффективному использованию ежедневника

Независимо от того, какой типделового ежедневника вы используете, важно соблюдать несколько простых правил, чтобы он действительно помогал вам. Во-первых, планируйте свой день заранее. Не ждите, пока день начнется, чтобы решить, чем вы будете заниматься. Во-первых, составьте список задач на день, расставьте приоритеты и выделите время на выполнение каждой задачи. Во-вторых, регулярно просматривайте свой ежедневник и обновляйте его. Не оставляйте незавершенными задачи, переноси их на следующий день или отмените. В-третьих, не перегружайте свой ежедневник задачами. Лучше запланировать меньше задач, но выполнить их качественно, чем пытаться сделать все сразу и в итоге ничего не успеть. В-четвертых, не бойтесь экспериментировать. Попробуйте разные методы планирования, разные типы ежедневников, пока не найдете тот, который подходит именно вам. И, наконец, не забывайте делать перерывы. Не пытайтесь работать над задачами без перерыва. Регулярные перерывы помогут вам сохранить концентрацию и повысить продуктивность.

И еще один важный момент: не зацикливайтесь на идеальном ежедневнике. Не гонитесь за самыми дорогими и сложными системами планирования. Главное – чтобы ваш ежедневник был удобным и помогал вам в работе. Не бойтесь использовать его нестандартным образом. Например, вы можете использовать его для записи своих идей, для ведения списка благодарностей или для отслеживания своих целей.

Я часто сталкивался с ситуациями, когда менеджеры тратят много времени на планирование, но при этом не успевают выполнить запланированные задачи. Причина тому – неэффективный план. Необходимо научиться правильно расставлять приоритеты, планировать время и контролировать выполнение задач. Это требует определенных навыков и усилий, но это того стоит. И помните:эффективность планирования – это не только про инструмент, это про систему мышления.